ASSISTANT(E) A LA DIRECTION DES OPERATIONS

POSTE BLC N°122/2024

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ACTIVITE : DIVISION OPERATIONS CLIENTS EN GUYANE

SITE :  Centre Spatial Guyanais, KOUROU

QUALIFICATION : Employé – Ouvrier

FILIERE : 900 Services Supports

NATURE DU CONTRAT : Contrat à Durée Indéterminée

DEFINITION ET CARACTERISTIQUES DU POSTE

Au sein de la Division Operations Clients qui gère l’activité opérationnelle en interface avec les clients satellite, le/la titulaire a pour mission d’assister les ingénieurs, résidents et missionnaires. Le/la titulaire est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de Division adjoint localisé en Guyane. Dans le cadre de ses fonctions il/elle est amené(e) à réaliser :

• Des activités permanentes au profit de la Division en Guyane et en coordination avec le secrétariat en métropole
• Des activités de campagne de lancement pour les membres impliqués de la Division et pour d’autres entités d’Arianespace (Business Unit, Cellule de vol…).

Parmi les activités permanentes de la Division en Guyane, le/la titulaire :

• Réalise des tâches classiques de secrétariat pour une équipe d’ingénieurs résidents (mise en forme et envoi de notes et documents divers, traitement des appels téléphoniques, diffusion des informations générales, contact des entités support ;
• Organise la logistique pour les réunions (réservations de salles, présentations, …) ;
• Gère une base de données de modèles documentaires société et interne à la Division et vérifie le bon emploi avant toute diffusion d’un document en externe ;
• Maintient à jour le planning des missions, des congés des personnels résidents et prépare de la venue des missionnaires de la Division (bureaux, moyens informatique) ;
• Assure le suivi des demandes d’accès sur le site du Centre Spatial Guyanais (CSG), de la validité des formation sauvegarde, des accès au réseau WIFI CSG, des autorisations de prises de vue pour les personnels de la Division ;
• Gère des listes d’accès permanents et des programmations au profit des Industriels sous contrat et d’Arianespace pour les Ensembles de Préparation Charges Utiles (EPCU) et Jupiter II en collaboration avec le CSG ;
• Saisit et suit les bons de commandes inhérents au fonctionnement de la Division (fournitures, prestations liées aux campagnes) ;
• Entretient un référentiel documentaire qui recense ses tâches et les modalités d’exécution pouvant être utilisé en cas d’absence du ou de la titulaire ;
• Participe aux réunions de coordination périodiques internes de la Division.

Concernant les campagnes de lancement en Guyane sous la responsabilité d’Arianespace, le/la titulaire, en soutien au Chef de Mission :

• Contribue au processus de criblage des clients satellites qui participent à l’activité opérationnelle en Guyane (réception et traitement des fiches d’identité clients en campagne, saisie et gestion du tableau de suivi / campagne ;
• Apporte son soutien standard aux clients satellites (fourniture de codes WIFI Arianespace, réservation de salles, invitation site de lancement…) ;
• Fournit un support additionnel pour les Clients spécifiques (locations de voitures, prêt de téléphones, de matériels de cuisine…) ;
• Réalise et gère l’annuaire des Chefs de Mission de la campagne et diffuse la documentation externe campagne issus de la Division ;
• Constitue des dossiers techniques (« Livre blanc », dossier lancement pour les répétitions générales et chronologies finales ;
• Interface avec les prestataires de service pour la fourniture des goodies ou événements opérationnels festifs campagne ;
• Récupère des prestations photo/vidéo campagne et les archive sur le tiroir commun de la société ;
• Archive sur le réseau informatique les données en fin de campagne.

De plus, en soutien au Chef de Mission/la Business Unit/l’Établissement/la Cellule de vol, l’assistant(e) :

• Contribue en phase finale des chronologies de lancement à Jupiter II au support logistique (mise en place de téléconférences, édition de documents) ;
• Participe à l’organisation des évènements société (exemple : organisation de soirées post lancement).

Conformément aux objectifs de polyvalence fixées par la Direction, le/la titulaire sera également sollicité(e) pour apporter, suivant ses disponibilités et en accord avec sa hiérarchie, un support ponctuel aux Assistantes de l’établissement en cas d’absence des titulaires. Les titulaires maintiendront à jour un document résumant les bonnes pratiques de leur poste.

FORMATION :

• Formation BTS ou Bac+2 ou expérience équivalente.

EXPERIENCE SOUHAITEE :

• Expérience confirmée en secrétariat ;
• Connaissance du Centre Spatial Guyanais appréciée ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques courants ;
• Bonne connaissance de l’anglais.

CONNAISSANCES PARTICULIERES :

• Permis B obligatoire
• Maîtrise des outils bureautique / GMAO
• CACES Ponts roulants / Chariot élévateur / Nacelle
• Aptitude au travail en hauteur
• Habilitation électrique

APTITUDES REQUISES :

• Rigueur et organisation ;
• Capacités d’analyse et de synthèse ;
• Disponibilité, méthode et esprit d’équipe sont nécessaires pour réussir dans ce poste.
• Permis B exigé

DATE D’ENTREE EN FONCTION : Au plus tôt